Verstärkung gesucht. Mitarbeiter einstellen mit System.

Der wichtigste Schritt auf dem Weg vom Selbständigen zum Unternehmer ist die Einstellung von Mitarbeitern, die operative Aufgaben übernehmen und damit den Unternehmer von dieser operativen Arbeit entlasten. So gewinnt er Zeit und Raum für die eigentlichen Unternehmeraufgaben und kann so das Unternehmen auf den Weg zum Wachstum führen.

Viele Selbständige fürchten sich vor dem Schritt, Mitarbeiter zu einzustellen. Sie fürchten, die falschen Menschen auszuwählen, haben vielleicht auch schon schlechte Erfahrungen gemacht, sind von Mitarbeitern enttäuscht worden. Aber: Wenn auch viel von der Persönlichkeit der Mitarbeitenden abhängt, wird meist unterschätzt, wie wichtig die Systematisierung des Personalwesens ist. Denn wie in allen Unternehmensbereichen, verhilft auch hier eine systematische Herangehensweise zum Erfolg.

 

Welche Rolle erfüllt welche Stelle?

Damit Mitarbeiter erfolgreich arbeiten können, sind eine ganze Reihe von Voraussetzungen zu erfüllen: Zunächst muss sich der Unternehmer darüber klar werden, welche Rollen eigentlich zu besetzen sind im Unternehmen. Hier sind nicht die zu besetzenden Stellen gemeint, sondern unter einer Rolle versteht man im Unternehmen einen Verantwortungsbereich.

Zu jeder Rolle gehören alle Aufgaben, die erforderlich sind, um die Verantwortung zu erfüllen. Die Rolle „Buchhaltung“ umfasst zum Beispiel die Verantwortung dafür, die Buchführung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu erledigen und die Geschäftsleitung mit aktuellen Finanzberichten zu versorgen. Welche Berichte gebraucht werden, ändert sich im Zeitablauf.

Der Unterschied zu den Stellen liegt darin, dass jede Stelle von einem einzigen Mitarbeitenden besetzt wird, dieser aber mehrere Rollen einnehmen kann. So kann die Stelle „Sekretariat“ zum Beispiel die Rollen Telefonzentrale, Vertriebsinnendienst und Buchhaltung in sich vereinen, wenn das Unternehmen noch klein ist. Ein Organigramm enthält immer die Rollen, nicht die Stellen.

 

Qualifikationen, Eigenschaften, Rahmenbedingungen

Für jede zu besetzende Stelle muss dann ein Anforderungsprofil erstellt werden, das ist der erste Schritt für die Rekrutierung von Mitarbeitern – denn die beginnt nicht mit dem Schalten einer Stellenanzeige, jedenfalls sollte sie das nicht.

Stattdessen beginnt die Rekrutierung eben mit der Formulierung eines aussagekräftigen Anforderungsprofils für die zu besetzende Stelle, also einer systematischen Zusammenstellung aller zentralen Anforderungen, die ein spezieller Arbeitsplatz an die Person stellt, die ihn ausfüllen soll: Welche fachlichen Qualifikationen und welches Wissen sind dafür unbedingt erforderlich? Welche fachlichen Qualifikationen und welches Wissen sind dafür außerdem wünschenswert? Gibt es bestimmte körperliche Voraussetzungen für die Position? Welche Persönlichkeitsmerkmale sind in dieser Rolle wichtig – und überhaupt, damit die Person ins Unternehmen passt? Dabei sollte der Unternehmer sich auch darüber klar werden, ob er jemanden sucht, der genauso ist wie er oder jemanden, der anders ist.

Wenn geklärt ist, welche Anforderungen die gesuchte Person erfüllen sollte, sind im zweiten Schritt die Rahmenbedingungen für die Beschäftigung festzulegen, also zum Beispiel die Stundenzahl, die Arbeitszeiten, die Entlohnung usw. Im dritten Schritt des Rekrutierungsprozesses geht es dann an die eigentliche Personalsuche. Die wichtigste Frage: Wo suchen die von mir gesuchten Personen nach Jobs? Die Auswahl der geeigneten Medien ist natürlich auch abhängig von der Art der Stelle – und dem Budget.

 

Qual der Wahl: Die richtigen Bewerber finden

Für die Bewerberauswahl ist dann wieder das ausführliche Anforderungsprofil eine unerlässliche Hilfe. Auch Vorstellungsgespräche sollten vorbereitet sein und systematisch geführt werden, damit man wirklich erfährt, was man über Bewerber erfahren möchte und damit man eine gute Vergleichsgrundlage für die Auswahl aus mehreren Kandidaten schafft.

Checklisten erleichtern die Arbeit hier ganz enorm. Das Gleiche gilt für die Einarbeitung: Wenn man sich vorher überlegt, was der oder die Neue wann und von wem lernen soll, stellt man erstens sicher, dass der Start einigermaßen rumpelfrei verläuft und sorgt zweitens für Zufriedenheit von Anfang an – auf beiden Seiten. Wichtig ist auch, dass alle Geräte, Werkzeuge und andere Arbeitsmittel vorhanden sind, sodass die produktive Arbeit möglichst schnell beginnen kann. Dass Prozessbeschreibungen hier eine riesige Hilfe sind, versteht sich von selbst.

 

Nicht vergessen: Werte und Weiterentwicklung

Wenn es dann mehrere Mitarbeiter gibt, ist es auch Zeit, sich über Führungsgrundsätze Gedanken zu machen und das Leitbild und das Wertegerüst im Unternehmen zu kommunizieren, die sich aus der unternehmerischen Vision ableiten lassen. Und auch die Personalentwicklung wird dann ein Thema: Wer kann und sollte sich in welchen Bereichen weiter bilden? Wer kann mehr Verantwortung übernehmen? Wer braucht mehr Verantwortung oder anspruchsvollere Aufgaben, um zufrieden zu sein?

Der letzte und am wenigsten geliebte Bereich der Personalarbeit ist die Trennung von Mitarbeitern: Wer spricht schon gern Kündigungen aus? Wer verliert schon gern geschätzte Mitarbeiter? Niemand. Trotzdem kommt es vor und auch dann kommt es darauf an, systematisch alle wichtigen Schritte abzuarbeiten, sonst drohen Mehrarbeit, Ärger und womöglich das Arbeitsgericht.

Das Ziel all dieser Bemühungen: Allen Beteiligten im Unternehmen die erfolgreiche Arbeit so leicht wie möglich zu machen! Das mag nach viel Arbeit aussehen, aber der Aufwand lohnt sich, denn leistungsfähiges, zufriedenes Personal, das dem Unternehmen lange erhalten bleibt, ist ein Wettbewerbsvorteil. Und: Ständige Personalwechsel kosten viel Geld – für die Suche und die Einarbeitung der Mitarbeiter und nicht zuletzt wegen der Reibungsverluste durch unzufriedene oder nicht leistungsfähige Mitarbeiter.

Ein sehr wichtiger Punkt wurde hier nicht behandelt, nämlich wie man als Unternehmer Aufgaben effektiv an Mitarbeiter abgibt, so dass der Unternehmer wirklich entlastet wird.